3. Manuale di gestione – disposizioni generali

Continua la nostra personale “saga” sul manuale di gestione.. Dopo aver dato qualche definizione, iniziamo ad approfondire i diversi elementi di questo strumento. E’ necessario e logico, una volta che si è proceduto ad un’analisi preliminare e che sono state definite le scelte che si vogliono attuare, comporre il nostro manuale procedendo dal generale al particolare. Iniziamo quindi a vedere quali dovrebbero/potrebbero essere le diposizioni generali: Articolo 3 Individuazione delle Aree organizzative omogenee Aree organizzative omogenee: vista anche la definizione data (v. post precedente) sappiamo che per un Comune, ad esempio, abbiamo una sola AOO ma dovremmo qui inserire l’elenco delle unità organizzative che lo compongono. Questo genere di dato, soggetto a cambiamenti anche piuttosto frequenti, è bene sia inserito in allegato anche perché la modifica/sostituzione degli allegati può essere fatta con procedure più snelle, senza compromettere la struttura sostanziale del nostro Manuale di gestione. Articolo 4 Tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi In questo articolo ci soffermeremo sulle attribuzioni del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 61, comma 1, del Testo unico. Sarà proprio qui, nella prima attribuzione di responsabilità e compiti, che inizieranno ad emergere le specificità del nostro sistema documentale. Alle attribuzioni dovranno corrispondere atti dell’Amministrazione – quali la nomina del Responsabile – che saranno posti in allegato. Sarà necessario arrivare ad un adeguato livello di dettaglio precisando, ad esempio, se compete al Serivizo protocollo il reinserimento dei documenti cartacei ricevuti nei rispettivi fascicoli. Articolo 5 Unicità e funzionalità del sistema di protocollo informatico e Articolo 6 Eliminazione dei protocolli interni Le Regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013) richiamano ancora una volta la necessità di eliminare i protocolli di settore. Nella realtà è forse una delle poche indicazioni pratiche del Testo unico che sono state effettivamente attuate mentre invece ora è bene sottolineare la necessità di eliminare i fax. Articolo 7 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti Infine, per quanto riguarda il modello operativo, si darà qui solo un indicazione generale, visto che si entrerà nello specifico nei successivi articoli: “Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo di tipo decentrato che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utenti a cui sono attribuite competenze diverse per la ricezione, registrazione, classificazione e l’assegnazione dei documenti”