Selezione d’archivio comunale: le deliberazioni di Giunta e Consiglio

Iniziamo il nostro viaggio nello scarto dalla parte più “nobile” di un archivio comunale: gli atti deliberativi di Giunta e Consiglio.

Qui, salvati gli originali degli atti – spesso, ma non sempre, rilegati in volumi – possiamo scartare parecchio!

Come procediamo? Innanzitutto ci accertiamo che gli originali CI SIANO TUTTI, corredati spesso da propri indici ( a volta rilegati in coda agli stessi volumi). Stabilito questo punto fondamentale passiamo alla documentazione correlata:

  • avvisi di convocazione
  • manifesti
  • relata di notifica
  • brogliacci

Tutto questo E’ SCARTABILE, con tempi di conservazione che variano da 1 a 5 anni. Sui tempi siate un po’ prudenti: dato che non vorrete guardare carta per carta (questo tipo di documentazione di solito è sciolta, magari in scatoloni) tenetevi uno/due anni di margine.

Tutte le copie che troverete in giro per l’archivio (in generale ogni servizio/area si fa copia degli atti deliberativi di proprio interesse) SONO SCARTABILI mentre invece dovrete fare MOLTA ATTENZIONE alle diverse serie di copie presenti, in particolare la serie di

  • deliberazioni vistate dal CORECO
  • copie CON ALLEGATI.

Per alcune tipologie di atti deliberativi era necessario il visto del Comitato Regionale di Controllo – CORECO, senza il quale l’atto non era completo. Quindi ritengo che il parere del Comitato vada tenuto, anche se ne viene riportata notizia sull’atto definitivo.

Le copie con allegati sono conservate in buste che riportano all’esterno gli estremi cronologici o il numero progressivo degli atti presenti e contengono una copia di ciascuna deliberazione con tutti i documenti che si sono resi necessari per formularla: carteggio, documentazione contabile, progetti, ecc. In pratica, nei volumi con gli originali troviamo il solo atto completo di firme, visti, attestati di avvenuta pubblicazione, ecc. e, a parte, con una copia, troviamo tutti gli allegati. Anche se i singoli documenti potrebbero essere in sé scartabili (come le fatture) acquisiscono un senso ed un rilievo proprio in quanto ci consentono di ricostruire il processo decisionale e assumono quindi autentico interesse storico.

Come riconoscere la serie di copie deliberazioni conservate da ciascun servizio da quelle “Con allegati”? Semplice: la seconda serie conserva TUTTE le deliberazioni e non solo quelle di un determinato tipo (es. deliberazioni che comportano un impegno di spesa).

Buon lavoro e alla prossima

Annunci

[strumenti del mestiere] Il repertorio dei fascicoli

Come ho scritto qualche giorno fa su Archivistica e dintorni – che vi invito ad andare a visitare – mi sembra che il repertorio dei fascicoli sia oggi il “grande rimosso”.

“I comuni italiani hanno recepito il nuovo (2005) sistema di classificazione articolato su due livelli, quindi uno in meno rispetto all’Astengo di cui il terzo livello costitutiva, di fatto, il titolo del fascicolo. Però sembra che nel promuovere da parte di noi archivisti l’uso del nuovo titolario ci si sia scordati di spiegare che, senza il repertorio, non si avrà alcuno strumento che ci dirà quali e quanti fascicoli sono stati prodotti per ogni anno solare”.

Vorrei aggiungere che, ora che il repertorio è di fatto una base di dati, nel momento in cui è creato e gestito in maniera organica al sistema di protocollo informatico e ne segue identiche disposizioni in fatto di responsabilità e conservazione, è davvero lo strumento che consentirà la gestione del nostro “deposito”, che sia di unità archivistiche cartacee, ibride o digitali.

Archivi digitali: avvio sperimentazione

Con l’emanazione delle regole tecniche si completa il quadro normativo che consente alle Pa di  realizzare archivi totalmente digitali.

Sono da un anno consulente di un Comune della Provincia di Bologna che ha una struttura (sw, hw, risorse umane ed economiche, ecc.) adeguata a supportare il passaggio totale al digitale, non ultimo per avere già stipulato la convenzione con il Polo di conservazione regionale.

Ora siamo pronti per la fase sperimentale che interesserà inizialmente solo alcune aree.

In questi giorni – dopo un anno di attività negli uffici – sto aggiornando il manuale di gestione.

Non conosco colleghi che lo hanno già fatto  e vorrei approfittare di questo spazio per condividere dubbi, riflessioni, prodotti.