Conservazione di archivi digitali e il manuale di gestione

Partiamo dal concetto di archivio come unicum: interdipendenza necessaria tra

documenti

aree di competenza

sistemi di gestione

sistemi di produzione dei documenti

modalità organizzative

normativa

regolamentazione

teniamo comunque presente che per funzioni pratiche possiamo articolarlo in più componenti; la partizione più classica è la suddivisione in base al ciclo di vita: corrente, di deposito e storico. Da qualche anno, anche su suggestione della scuola archivistica australiana, si è aggiunta la fase di concezione, più strettamente connessa all’archivio informatico anche se ora in ambito informatico parliamo di un continuum, proprio per la sovrapposizione cronologica delle diverse attività che prima si svolgevano in sequenza.

All’unicità dell’archivio non può non corrispondere una unicità professionale, così come previsto dalla norma UNI 11536 – che definendo la figura professionale dell’archivista, fissa i requisiti di conoscenza, abilità e competenza – coerentemente con il quadro europeo delle qualifiche (EQF).

Abbiamo realizzato e concluso nel 2015 con ANAI il rilevamento sulla professione archivistica, attività che abbiamo deciso di proseguire in forma stabile istituendo l’osservatorio sulla professione. Quello che è emerso è che l’approccio alla professione è ampissimo e variegato sotto ogni aspetto: tipologia di contratti (incardinati, non incardinati, libero professionisti, aziende, ecc.) e ambiti di intervento: paleografi, riordinatori di archivi storici, addetti ai servizi di archivio degli enti locali, fino all’ultima complessa e contesa figura dei Responsabile della conservazione dei documenti informatici.

Ma cosa caratterizza un archivista rispetto ad un informatico? Proprio la visione dell’unitarietà dell’archivio. Se i tecnici ora previsti per legge a sovrintendere a tutte le attività connesse alla conservazione del digitale sono in grado di fornirci le indicazioni e gli strumenti per attuarla, è l’archivista che deve garantire che l’insieme delle operazioni che si vanno a svolgere consentano la ricostituzione dell’archivio come unico. E’ necessario mantenere tutti quei legami interni ed esterni che fanno di un archivio un archivio e non una ammasso di “paperasse”, rubando una parola cara ai colleghi francesi.

Va sottolineato che il problema della frammentazione dell’archivio nasce prima dei temi connessi alla conservazione digitale. Al decentramento e frammentazione delle attività dei soggetti produttori corrisponde il decentramento e frammentazione degli archivi correnti, a cui invece tende a corrispondere un unico deposito: pensiamo alle funzioni trasversali dei comuni che si aggregano neanche più in unione di comuni ma costituendo per funzioni diverse partenariati diversi.

Anche la modifica dei tempi di transizione tra le fasi di vita dell’archivio aumenta il rischio della sua frammentazione. Se in ambito informatico parliamo di continuum non mettiamo più un punto di inizio a quello che in ambiente tradizionale chiamiamo archivio storico, che inizia con la documentazione antecedente il quarantennio o il trentennio e così si allontana la percezione dei documenti e degli archivi informatici come patrimonio culturale da salvaguardare per un periodo di tempo illimitato.

Gli stessi soggetti produttori non sanno neppure di possedere gli archivi elettronici in quanto archivi, anche per meccanismi quali la cooperazione applicativa, un’applicazione che può far uso di un’informazione elaborata da un’altra applicazione; ad esempio un applicativo sanitario può “richiedere” i dati anagrafici al programma di anagrafe civile del comune di residenza del cittadino. Questo processo è ora ampiamente in uso, penso in particolare alla gestione di tutta la fiscalità presso gli enti locali. Ma aderire a questa modalità di gestione di proprie sezioni di archivio vuol dire che il produttore perde il controllo della produzione, gestione e conservazione di parti consistenti di documentazione, perdendo di vista quella unicità che abbiamo detto fa di un archivio un archivio.

Allora, in che modo possiamo pensare di ricomporre e mantenere la visione del nostro archivio, per lo più immateriale e frammentato in più luoghi di conservazione? Innanzitutto attraverso l’adozione di norme stabili di governo che ci garantiscono la memoria e la capacità di rintracciare e recuperare si le nostre informazioni ma anche e soprattutto i documenti necessari a certificare e sostenere l’attività propria di ciascun produttore.

Quindi sarà il nostro manuale di gestione, obbligatorio per ogni ente pubblico, per cui le Regole tecniche hanno previsto una serie di passaggi di aggiornamento, a raccogliere tutte le indicazioni, le norme e le “memorie” che sottendono al nostro archivio. Non ultimo sarà proprio tra gli allegati al manuale che dovrà trovare posto il protocollo di intesa che va obbligatoriamente sottoscritto tra l’ente aderente ed il polo di conservazione.

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Selezione negli archivi comunali

Premetto, senza addentrarmi troppo nella teoria, che la selezione – o scarto – è una delle attività più complesse da fare in un archivio e anche una delle più richieste dai committenti, sempre affamati di spazio.
Negli archivi comunali abbiamo a supportare la nostra attività il “Piano di conservazione” predisposto dal gruppo di lavoro Anai nel 2005 e il precedente massimario di Regione Toscana.
Ma identificare correttamente la documentazione da proporre per lo scarto è poi, nella realtà, un’operazione spesso complessa in cui di frequente né le Soprintendenze né le Amministrazioni ci supportano adeguatamente.
Da qui in poi pubblicherò alcuni post con indicazioni specifiche per alcune tipologie di documenti presenti negli archivi comunali.

2. Manuale di gestione – glossario

L’attività di aggiornamento di un manuale di gestione da parte di un consulente esterno non può prescindere dalla attenta analisi delle procedure, strumenti e risorse utilizzate dal soggetto produttore. Dovendo confrontarsi quindi con quanti partecipano alla produzione, gestione e conservazione dei documenti in tutte le sue declinazioni è bene pensare ad una minima attività di formazione in cui mettere a punto un vocabolario condiviso. Sottolineo che la formazione frontale deve essere ridotta davvero al minimo, visto che è quella che produce meno ricadute positive sulla attività concreta di quanti vi prendono parte.
Il vocabolario condiviso che si proporrà costituirà la base del glossario che è utile premettere al nostro manuale. I principali elementi da tenere presenti sono la coincisione e la pertinenza. Non aggiungete un solo vocabolo più del necessario e inserite i vocaboli che andrete effettivamente ad utilizzare nel vostro manuale.
Vi allego un recente esempio messo a punto dopo l’approvazione delle Regole tecniche, con la collaborazione di Annalisa Massimi, diplomanda al Master FGCCAD. Utilizzate, copiate, correggete e se e come e quando possibile citate la fonte!

DEFINIZIONI
1. Ai fini del presente manuale s’intende:
a) per accesso, l’operazione che consente a chi ne ha diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti informatici;
b) per affidabilità, la caratteristica che esprime il livello di fiducia che l’utente ripone nel documento informatico;
c) per allegato, un documento unito stabilmente ad altro documento per prova, chiarimento o memoria, con cui condivide la stessa segnatura di protocollo;
d) per amministrazione, il Comune di Castel Maggiore;
e) per archiviazione ottica, l’operazione che genera, su di un supporto di memorizzazione, una registrazione contenente la versione iniziale di una istanza di un documento informatico;
f) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa ad affari e procedimenti in corso di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente;
g) per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente ed alla consultazione a fini storici;
h) per archivio storico, il complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da più di quarant’anni, selezionati e destinati a conservazione permanente;
i) per area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuate dalla Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell’articolo 50, comma 4, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445;
j) per assegnazione, l’operazione d’individuazione dell’ufficio utente competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono;
k) per autenticità, la caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l’identità del sottoscrittore e l’integrità del documento informatico;
l) per base di dati, una collezione di dati registrati e correlati tra loro;
m) per CAD, il Codice dell’Amministrazione digitale di cui al Decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 modificato con Decreto Legge del 21 giugno 2013 n.69;
n) per casella di posta elettronica istituzionale, la casella di posta elettronica attraverso la quale vengono inviati e ricevuti i messaggi protocollati. Le caselle di posta elettronica istituzionale, definite da ciascuna Amministrazione, sono pubblicate sull’IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) e sul sito istituzionale dell’ente;
o) per classificazione, l’operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni ed alle modalità operative dell’Amministrazione, in base al piano di classificazione adottato le cui voci, in ambiente digitale, sono individuate attraverso specifici metadati;
p) per conservazione, l’insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governare la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione;
q) per destinatario, il soggetto/sistema al quale il documento informatico è indirizzato;
r) per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;
s) per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;
t) per fascicolazione, l’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari, attività o persone, ovverosia l’operazione di riconduzione logica e fisica di un documento all’interno dell’unità archivistica che ne raccoglie i precedenti, garantendo il mantenimento del vincolo archivistico;
u) per fascicolo, l’unità archivistica indivisibile di base che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo, a un soggetto o ad un affare;
v) per fascicolo informatico, l’aggregazione strutturata ed univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’articolo 41 del Codice;
w) per firma digitale, il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;
x) per formato, la modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l’estensione del file;
y) per funzionalità aggiuntive, le ulteriori componenti del sistema di protocollo informatico necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti, nonché alla accessibilità delle informazioni;
z) per funzione di hash, una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti;
aa) per gestione dei documenti, l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione, nell’ambito del piano di classificazione adottato;
bb) per impronta di un documento informatico, una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione di una opportuna funzione di hash, che garantisce l’associazione biunivoca tra l’impronta stessa e il documento di origine;
cc) per integrità, l’insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato;
dd) per interoperabilità, la capacità di un sistema informatico di interagire con altri sistemi informatici analoghi sulla base di requisiti minimi condivisi;
ee) per leggibilità, l’insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti;
ff) per manuale di conservazione, lo strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione;
gg) per memorizzazione, il processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici;
hh) per metadati, l’insieme dei dati associati ad un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un’aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione;
ii) per piano di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze dell’Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta;
jj) per piano di conservazione degli archivi, il piano, integrato con il piano di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali;
kk) per polo di conservazione, il Polo Archivistico della Regione Emilia-Romagna (PARER), che si propone di conservare in un sistema sicuro il patrimonio documentale degli enti dell’intero territorio regionale;
ll) per registro di protocollo, registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l’identificazione univoca del documento informatico all’atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti
mm) per Regole tecniche, si intendono le regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis , 41, 47, 57-bis e 71, del CAD di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, DPCM 3 dicembre 2013;
nn) per repertorio dei fascicoli, il registro annuale ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe e riportante tutti i dati del fascicolo;
oo) per repertorio informatico, registro informatico che raccoglie i dati registrati direttamente dalle procedure informatiche con cui si formano altri atti e documenti o indici di atti e documenti secondo un criterio che garantisce l’identificazione univoca del dato all’atto della sua immissione cronologica;
pp) per responsabile del protocollo o della gestione documentale, il dirigente o funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi;
qq) per responsabile del trattamento dei dati personali, la persona fisica, giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento dei dati personali;
rr) per scarto, l’operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti privi di valore amministrativo e di interesse storico culturale;
ss) per segnatura di protocollo, l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso;
tt) per sistema di gestione informatica dei documenti, l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall’Amministrazione per la gestione dei documenti;
uu) per supporto di memorizzazione, il mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l’operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso;
vv) per Testo unico, il Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, pubblicato con DPR 28 dicembre 2000, n. 445;
ww) per ufficio utente, un ufficio dell’area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti;
xx) per utente, la persona, l’ente o il sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse.

Regole tecniche e numero di repertorio dei fascicoli

Abbiamo visto in un post precedente che le indicazioni relative alla classificazione e al numero di repertorio generale del fascicolo informatico trovano posto nell’ IDENTIFICATIVO (così come definito dal DPCM 3 dicembre 2013, allegato 5). Ad esempio avremo:

Comune di Belprato Titolo IV Pianificazione e gestione del territorio, Classe 3. Edilizia privata, “Permesso di costruire. Rossi Mario” fascicolo 4 del repertorio generale

Abbiamo anche visto che, per la creazione e gestione delle serie all’interno di una stessa classe, si può rendere necessaria la creazione di repertori specifici. Ad esempio:

Nel repertorio dei “Permessi di costruire” avremo il fasc. “Permesso di costruire. Rossi Mario”, numerato come fascicolo 1 del repertorio “Permessi di costruire”

Questa stringa di metadati, composta dal titolo (di cui la prima parte coincide con il titolo del repertorio) e il numero che quel fascicolo occupa nel repertorio specifico, trova posto nell’ OGGETTO che – sempre per il DPCM 3 dicembre 2013 – è “il metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento o comunque a chiarirne la natura”.

A questo proposito, anche in Dublin Core è prevista l’analoga proprietà “Description” che può includere (ma non è limitata solo a) un riassunto analitico, un indice, un riferimento al contenuto, ecc.”. In pratica, se il rigore archivistico è importante in ambito analogico in ambiente digitale diventa imprescindibile

[Strumenti del mestiere] Numerazione dei fascicoli 2 – fascicoli NON serie

Torno sull’argomento della numerazione dei fascicoli (di cui avevo già parlato tempo fa) riguardo al quale sono giunte varie richieste di approfondimento. Preciso ovviamente, e come sempre, che NON ho il verbo: mi farebbe molto piacere sentire altre voci, dato che le soluzioni pratiche non sono, non possono e probabilmente non devono essere univoche.

Commentate, dateci un feedback e un’opinione! Continua a leggere

[Buone pratiche] disposizione a scaffale

iniziamo con questo post una nuova categoria, quella delle buone pratiche.

Le unità di condizionamento quali buste o registri vanno poste a scaffale seguendo l’ordine della scrittura: dall’alto in basso e da sinistra a destra.

Inizio a collocare i pezzi dal primo scaffale a sinistra della porta di ingresso e proseguo lungo il perimetro della stanza. Esauriti gli scaffali perimetrali inizio ad utilizzare gli scaffali al centro della stanza.

Contrassegno innanzitutto le stanze che compongono il mio archivio (A, B, C, ecc.), poi le colonne che compongono i diversi scaffali e NON gli scaffali nel loro insieme (1, 2, 3, ecc.), quindi i ripiani che compongono le diverse colonne (a, b, c, ecc.).

Su questa numerazione costruirò il mio elenco topografico.