2. Manuale di gestione – glossario

L’attività di aggiornamento di un manuale di gestione da parte di un consulente esterno non può prescindere dalla attenta analisi delle procedure, strumenti e risorse utilizzate dal soggetto produttore. Dovendo confrontarsi quindi con quanti partecipano alla produzione, gestione e conservazione dei documenti in tutte le sue declinazioni è bene pensare ad una minima attività di formazione in cui mettere a punto un vocabolario condiviso. Sottolineo che la formazione frontale deve essere ridotta davvero al minimo, visto che è quella che produce meno ricadute positive sulla attività concreta di quanti vi prendono parte.
Il vocabolario condiviso che si proporrà costituirà la base del glossario che è utile premettere al nostro manuale. I principali elementi da tenere presenti sono la coincisione e la pertinenza. Non aggiungete un solo vocabolo più del necessario e inserite i vocaboli che andrete effettivamente ad utilizzare nel vostro manuale.
Vi allego un recente esempio messo a punto dopo l’approvazione delle Regole tecniche, con la collaborazione di Annalisa Massimi, diplomanda al Master FGCCAD. Utilizzate, copiate, correggete e se e come e quando possibile citate la fonte!

DEFINIZIONI
1. Ai fini del presente manuale s’intende:
a) per accesso, l’operazione che consente a chi ne ha diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti informatici;
b) per affidabilità, la caratteristica che esprime il livello di fiducia che l’utente ripone nel documento informatico;
c) per allegato, un documento unito stabilmente ad altro documento per prova, chiarimento o memoria, con cui condivide la stessa segnatura di protocollo;
d) per amministrazione, il Comune di Castel Maggiore;
e) per archiviazione ottica, l’operazione che genera, su di un supporto di memorizzazione, una registrazione contenente la versione iniziale di una istanza di un documento informatico;
f) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa ad affari e procedimenti in corso di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente;
g) per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente ed alla consultazione a fini storici;
h) per archivio storico, il complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da più di quarant’anni, selezionati e destinati a conservazione permanente;
i) per area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuate dalla Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell’articolo 50, comma 4, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445;
j) per assegnazione, l’operazione d’individuazione dell’ufficio utente competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono;
k) per autenticità, la caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l’identità del sottoscrittore e l’integrità del documento informatico;
l) per base di dati, una collezione di dati registrati e correlati tra loro;
m) per CAD, il Codice dell’Amministrazione digitale di cui al Decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 modificato con Decreto Legge del 21 giugno 2013 n.69;
n) per casella di posta elettronica istituzionale, la casella di posta elettronica attraverso la quale vengono inviati e ricevuti i messaggi protocollati. Le caselle di posta elettronica istituzionale, definite da ciascuna Amministrazione, sono pubblicate sull’IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) e sul sito istituzionale dell’ente;
o) per classificazione, l’operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni ed alle modalità operative dell’Amministrazione, in base al piano di classificazione adottato le cui voci, in ambiente digitale, sono individuate attraverso specifici metadati;
p) per conservazione, l’insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governare la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione;
q) per destinatario, il soggetto/sistema al quale il documento informatico è indirizzato;
r) per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;
s) per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;
t) per fascicolazione, l’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari, attività o persone, ovverosia l’operazione di riconduzione logica e fisica di un documento all’interno dell’unità archivistica che ne raccoglie i precedenti, garantendo il mantenimento del vincolo archivistico;
u) per fascicolo, l’unità archivistica indivisibile di base che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo, a un soggetto o ad un affare;
v) per fascicolo informatico, l’aggregazione strutturata ed univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’articolo 41 del Codice;
w) per firma digitale, il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;
x) per formato, la modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l’estensione del file;
y) per funzionalità aggiuntive, le ulteriori componenti del sistema di protocollo informatico necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti, nonché alla accessibilità delle informazioni;
z) per funzione di hash, una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti;
aa) per gestione dei documenti, l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione, nell’ambito del piano di classificazione adottato;
bb) per impronta di un documento informatico, una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione di una opportuna funzione di hash, che garantisce l’associazione biunivoca tra l’impronta stessa e il documento di origine;
cc) per integrità, l’insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato;
dd) per interoperabilità, la capacità di un sistema informatico di interagire con altri sistemi informatici analoghi sulla base di requisiti minimi condivisi;
ee) per leggibilità, l’insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti;
ff) per manuale di conservazione, lo strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione;
gg) per memorizzazione, il processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici;
hh) per metadati, l’insieme dei dati associati ad un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un’aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione;
ii) per piano di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze dell’Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta;
jj) per piano di conservazione degli archivi, il piano, integrato con il piano di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali;
kk) per polo di conservazione, il Polo Archivistico della Regione Emilia-Romagna (PARER), che si propone di conservare in un sistema sicuro il patrimonio documentale degli enti dell’intero territorio regionale;
ll) per registro di protocollo, registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l’identificazione univoca del documento informatico all’atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti
mm) per Regole tecniche, si intendono le regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis , 41, 47, 57-bis e 71, del CAD di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, DPCM 3 dicembre 2013;
nn) per repertorio dei fascicoli, il registro annuale ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe e riportante tutti i dati del fascicolo;
oo) per repertorio informatico, registro informatico che raccoglie i dati registrati direttamente dalle procedure informatiche con cui si formano altri atti e documenti o indici di atti e documenti secondo un criterio che garantisce l’identificazione univoca del dato all’atto della sua immissione cronologica;
pp) per responsabile del protocollo o della gestione documentale, il dirigente o funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi;
qq) per responsabile del trattamento dei dati personali, la persona fisica, giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento dei dati personali;
rr) per scarto, l’operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti privi di valore amministrativo e di interesse storico culturale;
ss) per segnatura di protocollo, l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso;
tt) per sistema di gestione informatica dei documenti, l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall’Amministrazione per la gestione dei documenti;
uu) per supporto di memorizzazione, il mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l’operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso;
vv) per Testo unico, il Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, pubblicato con DPR 28 dicembre 2000, n. 445;
ww) per ufficio utente, un ufficio dell’area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti;
xx) per utente, la persona, l’ente o il sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse.

Conservazione del registro di protocollo – parte 1

Riporto dal sito dell’Agid (aggiornato al 31 ottobre 2013):

“Come è possibile assicurare la corretta tenuta del registro del protocollo informatico?

(…) almeno annualmente deve essere prevista una procedura di conservazione del registro effettuata secondo quanto indicato dalle regole tecniche in materia. Attualmente tali regole sono indicate nella Deliberazione CNIPA n. 11/2004 e prevedono che all’insieme dei documenti da conservare sia apposta da parte del Responsabile della conservazione un riferimento temporale e la firma digitale”.

A me, anche leggendo la deliberazione CNIPA, manca qualcosa.

Non mi sembra che il registro si esaurisca nell’insieme dei documenti presenti.

Vedremo alla prossima puntata cosa ci dicono al riguardo le regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013 (solo due mesi dopo!)

[Definizioni] Documento informatico e documento amministrativo informatico

Apro con questo articolo una nuova categoria.
Trovo continuamente difficoltà legate a incerte quando non errate interpretazioni delle parole (OLTRE i rapporti interpersonali!).
Vorrei condividere qualche certezza.

Quali documenti informatici possono definirsi amministrativi?
Occorre fare riferimento al contenuto dello stesso, ovvero ai fatti rappresentati nel documento. Continua a leggere