[strumenti del mestiere] Elenco topografico 2

[continuiamo il nostro excursus sugli elenchi topografici: qui la prima puntata]

Una delle importanti funzioni a cui può assolvere l’elenco topografico è quella di natura più prettamente logistico/organizzativa.

Se nel compilare i diversi campi descrittivi che abbiamo previsto (vedi il post precedente) non dimentichiamo di segnalare la presenza di ripiani vuoti sapremo, alla fine del nostro intervento, quanti metri di scaffalature possiamo utilizzare per spostamenti da altre sedi o futuri accrescimenti e, dato non da poco, DOVE.

Le soprintendenze seguitano a richiedere – in lotta contro i tempi moderni, paradiso degli outsourcers – che la documentazione segua a scaffale lo stesso ordine dato in inventario. Per farlo è importante sapere quanto spazio si ha al termine di ogni serie.

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[Strumenti del mestiere] Elenco topografico 1

Innanzitutto, a cosa serve/di cosa è composto un elenco topografico?

  • A dirci di quali pezzi è composto il nostro archivio, quindi dalla denominazione presente sui pezzi o attribuita.
  • A trovare i pezzi, quindi precise informazioni sulla collocazione: stanza, colonna, ripiano.
  • A darci una prima indicazione delle serie/sezioni che compongono il nostro archivio, quindi un campo destinato alla classificazione, quando presente, o ad una nota descrittiva (es. Deliberazioni del Consiglio).
  • A darci un dato di consistenza in vista dei successivi interventi – quali spostamenti, riordini, descrizioni – quindi numero dei pezzi quali buste, registri, mazzi, filze, metri lineari di carte sciolte.
  • A dirci le possibili destinazioni da dare alle sezioni individuate – scarto, archivio storico, deposito, ricongiungimento ad altri fondi – quindi, anche, estremi cronologici.

Non dimentichiamoci inoltre che fare un elenco topografico consente di consegnare in tempi rapidi al committente un prodotto che, seppur rozzo, è già in grado di supportare le prime necessità di reperimento della documentazione e garantisce a noi archivisti di elaborare con maggior precisione tempi e costi dei futuri interventi: non è poco.