Regole tecniche e numero di repertorio dei fascicoli

Abbiamo visto in un post precedente che le indicazioni relative alla classificazione e al numero di repertorio generale del fascicolo informatico trovano posto nell’ IDENTIFICATIVO (così come definito dal DPCM 3 dicembre 2013, allegato 5). Ad esempio avremo:

Comune di Belprato Titolo IV Pianificazione e gestione del territorio, Classe 3. Edilizia privata, “Permesso di costruire. Rossi Mario” fascicolo 4 del repertorio generale

Abbiamo anche visto che, per la creazione e gestione delle serie all’interno di una stessa classe, si può rendere necessaria la creazione di repertori specifici. Ad esempio:

Nel repertorio dei “Permessi di costruire” avremo il fasc. “Permesso di costruire. Rossi Mario”, numerato come fascicolo 1 del repertorio “Permessi di costruire”

Questa stringa di metadati, composta dal titolo (di cui la prima parte coincide con il titolo del repertorio) e il numero che quel fascicolo occupa nel repertorio specifico, trova posto nell’ OGGETTO che – sempre per il DPCM 3 dicembre 2013 – è “il metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento o comunque a chiarirne la natura”.

A questo proposito, anche in Dublin Core è prevista l’analoga proprietà “Description” che può includere (ma non è limitata solo a) un riassunto analitico, un indice, un riferimento al contenuto, ecc.”. In pratica, se il rigore archivistico è importante in ambito analogico in ambiente digitale diventa imprescindibile

[Strumenti del mestiere] Numerazione dei fascicoli 2 – fascicoli NON serie

Torno sull’argomento della numerazione dei fascicoli (di cui avevo già parlato tempo fa) riguardo al quale sono giunte varie richieste di approfondimento. Preciso ovviamente, e come sempre, che NON ho il verbo: mi farebbe molto piacere sentire altre voci, dato che le soluzioni pratiche non sono, non possono e probabilmente non devono essere univoche.

Commentate, dateci un feedback e un’opinione! Continua a leggere

[strumenti del mestiere] Il repertorio dei fascicoli

Come ho scritto qualche giorno fa su Archivistica e dintorni – che vi invito ad andare a visitare – mi sembra che il repertorio dei fascicoli sia oggi il “grande rimosso”.

“I comuni italiani hanno recepito il nuovo (2005) sistema di classificazione articolato su due livelli, quindi uno in meno rispetto all’Astengo di cui il terzo livello costitutiva, di fatto, il titolo del fascicolo. Però sembra che nel promuovere da parte di noi archivisti l’uso del nuovo titolario ci si sia scordati di spiegare che, senza il repertorio, non si avrà alcuno strumento che ci dirà quali e quanti fascicoli sono stati prodotti per ogni anno solare”.

Vorrei aggiungere che, ora che il repertorio è di fatto una base di dati, nel momento in cui è creato e gestito in maniera organica al sistema di protocollo informatico e ne segue identiche disposizioni in fatto di responsabilità e conservazione, è davvero lo strumento che consentirà la gestione del nostro “deposito”, che sia di unità archivistiche cartacee, ibride o digitali.