Conservazione del registro di protocollo – parte 2

Ritorno sul problema della conservazione del registro di protocollo, questione annosa che ho già affrontato qualche giorno fa.

Ad oggi in Italia, per quanto mi risulta, è operativo a tutti gli effetti un unico polo di conservazione: ParER, il Polo archivistico regionale dell’Emilia-Romagna.

Nel disciplinare che il ParER sottoscrive con i Comuni aderenti non esiste un “registro di protocollo”, ma si dice:

Il processo di conservazione sostitutiva si effettua sugli aggregati logici definiti, come da Specifiche, unità documentarie (UD): queste ultime sono formate da uno o più documenti considerati come un tutto unico e costituiscono le unità elementari di cui si compone l’archivio dell’ente produttore.

Seguono quindi le specifiche per ciascuna tipologia di documento conservato: deliberazioni, decreti, provvedimenti di liquidazione, ecc.

Cosa mi manca?! Non trovo in ambito informatico un documento o un atto che riassuma i requisiti a cui, come archivista, voglio che il registro di protocollo ottemperi.

Ripeto: mi sembra non si possa ridurre il registro di protocollo, uno dei cardini su cui seguita a basarsi la gestione documentale, ad un insieme di documenti.