Selezione d’archivio comunale: le deliberazioni di Giunta e Consiglio

Iniziamo il nostro viaggio nello scarto dalla parte più “nobile” di un archivio comunale: gli atti deliberativi di Giunta e Consiglio.

Qui, salvati gli originali degli atti – spesso, ma non sempre, rilegati in volumi – possiamo scartare parecchio!

Come procediamo? Innanzitutto ci accertiamo che gli originali CI SIANO TUTTI, corredati spesso da propri indici ( a volta rilegati in coda agli stessi volumi). Stabilito questo punto fondamentale passiamo alla documentazione correlata:

  • avvisi di convocazione
  • manifesti
  • relata di notifica
  • brogliacci

Tutto questo E’ SCARTABILE, con tempi di conservazione che variano da 1 a 5 anni. Sui tempi siate un po’ prudenti: dato che non vorrete guardare carta per carta (questo tipo di documentazione di solito è sciolta, magari in scatoloni) tenetevi uno/due anni di margine.

Tutte le copie che troverete in giro per l’archivio (in generale ogni servizio/area si fa copia degli atti deliberativi di proprio interesse) SONO SCARTABILI mentre invece dovrete fare MOLTA ATTENZIONE alle diverse serie di copie presenti, in particolare la serie di

  • deliberazioni vistate dal CORECO
  • copie CON ALLEGATI.

Per alcune tipologie di atti deliberativi era necessario il visto del Comitato Regionale di Controllo – CORECO, senza il quale l’atto non era completo. Quindi ritengo che il parere del Comitato vada tenuto, anche se ne viene riportata notizia sull’atto definitivo.

Le copie con allegati sono conservate in buste che riportano all’esterno gli estremi cronologici o il numero progressivo degli atti presenti e contengono una copia di ciascuna deliberazione con tutti i documenti che si sono resi necessari per formularla: carteggio, documentazione contabile, progetti, ecc. In pratica, nei volumi con gli originali troviamo il solo atto completo di firme, visti, attestati di avvenuta pubblicazione, ecc. e, a parte, con una copia, troviamo tutti gli allegati. Anche se i singoli documenti potrebbero essere in sé scartabili (come le fatture) acquisiscono un senso ed un rilievo proprio in quanto ci consentono di ricostruire il processo decisionale e assumono quindi autentico interesse storico.

Come riconoscere la serie di copie deliberazioni conservate da ciascun servizio da quelle “Con allegati”? Semplice: la seconda serie conserva TUTTE le deliberazioni e non solo quelle di un determinato tipo (es. deliberazioni che comportano un impegno di spesa).

Buon lavoro e alla prossima

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Selezione negli archivi comunali

Premetto, senza addentrarmi troppo nella teoria, che la selezione – o scarto – è una delle attività più complesse da fare in un archivio e anche una delle più richieste dai committenti, sempre affamati di spazio.
Negli archivi comunali abbiamo a supportare la nostra attività il “Piano di conservazione” predisposto dal gruppo di lavoro Anai nel 2005 e il precedente massimario di Regione Toscana.
Ma identificare correttamente la documentazione da proporre per lo scarto è poi, nella realtà, un’operazione spesso complessa in cui di frequente né le Soprintendenze né le Amministrazioni ci supportano adeguatamente.
Da qui in poi pubblicherò alcuni post con indicazioni specifiche per alcune tipologie di documenti presenti negli archivi comunali.