Conservazione di archivi digitali e il manuale di gestione

Partiamo dal concetto di archivio come unicum: interdipendenza necessaria tra

documenti

aree di competenza

sistemi di gestione

sistemi di produzione dei documenti

modalità organizzative

normativa

regolamentazione

teniamo comunque presente che per funzioni pratiche possiamo articolarlo in più componenti; la partizione più classica è la suddivisione in base al ciclo di vita: corrente, di deposito e storico. Da qualche anno, anche su suggestione della scuola archivistica australiana, si è aggiunta la fase di concezione, più strettamente connessa all’archivio informatico anche se ora in ambito informatico parliamo di un continuum, proprio per la sovrapposizione cronologica delle diverse attività che prima si svolgevano in sequenza.

All’unicità dell’archivio non può non corrispondere una unicità professionale, così come previsto dalla norma UNI 11536 – che definendo la figura professionale dell’archivista, fissa i requisiti di conoscenza, abilità e competenza – coerentemente con il quadro europeo delle qualifiche (EQF).

Abbiamo realizzato e concluso nel 2015 con ANAI il rilevamento sulla professione archivistica, attività che abbiamo deciso di proseguire in forma stabile istituendo l’osservatorio sulla professione. Quello che è emerso è che l’approccio alla professione è ampissimo e variegato sotto ogni aspetto: tipologia di contratti (incardinati, non incardinati, libero professionisti, aziende, ecc.) e ambiti di intervento: paleografi, riordinatori di archivi storici, addetti ai servizi di archivio degli enti locali, fino all’ultima complessa e contesa figura dei Responsabile della conservazione dei documenti informatici.

Ma cosa caratterizza un archivista rispetto ad un informatico? Proprio la visione dell’unitarietà dell’archivio. Se i tecnici ora previsti per legge a sovrintendere a tutte le attività connesse alla conservazione del digitale sono in grado di fornirci le indicazioni e gli strumenti per attuarla, è l’archivista che deve garantire che l’insieme delle operazioni che si vanno a svolgere consentano la ricostituzione dell’archivio come unico. E’ necessario mantenere tutti quei legami interni ed esterni che fanno di un archivio un archivio e non una ammasso di “paperasse”, rubando una parola cara ai colleghi francesi.

Va sottolineato che il problema della frammentazione dell’archivio nasce prima dei temi connessi alla conservazione digitale. Al decentramento e frammentazione delle attività dei soggetti produttori corrisponde il decentramento e frammentazione degli archivi correnti, a cui invece tende a corrispondere un unico deposito: pensiamo alle funzioni trasversali dei comuni che si aggregano neanche più in unione di comuni ma costituendo per funzioni diverse partenariati diversi.

Anche la modifica dei tempi di transizione tra le fasi di vita dell’archivio aumenta il rischio della sua frammentazione. Se in ambito informatico parliamo di continuum non mettiamo più un punto di inizio a quello che in ambiente tradizionale chiamiamo archivio storico, che inizia con la documentazione antecedente il quarantennio o il trentennio e così si allontana la percezione dei documenti e degli archivi informatici come patrimonio culturale da salvaguardare per un periodo di tempo illimitato.

Gli stessi soggetti produttori non sanno neppure di possedere gli archivi elettronici in quanto archivi, anche per meccanismi quali la cooperazione applicativa, un’applicazione che può far uso di un’informazione elaborata da un’altra applicazione; ad esempio un applicativo sanitario può “richiedere” i dati anagrafici al programma di anagrafe civile del comune di residenza del cittadino. Questo processo è ora ampiamente in uso, penso in particolare alla gestione di tutta la fiscalità presso gli enti locali. Ma aderire a questa modalità di gestione di proprie sezioni di archivio vuol dire che il produttore perde il controllo della produzione, gestione e conservazione di parti consistenti di documentazione, perdendo di vista quella unicità che abbiamo detto fa di un archivio un archivio.

Allora, in che modo possiamo pensare di ricomporre e mantenere la visione del nostro archivio, per lo più immateriale e frammentato in più luoghi di conservazione? Innanzitutto attraverso l’adozione di norme stabili di governo che ci garantiscono la memoria e la capacità di rintracciare e recuperare si le nostre informazioni ma anche e soprattutto i documenti necessari a certificare e sostenere l’attività propria di ciascun produttore.

Quindi sarà il nostro manuale di gestione, obbligatorio per ogni ente pubblico, per cui le Regole tecniche hanno previsto una serie di passaggi di aggiornamento, a raccogliere tutte le indicazioni, le norme e le “memorie” che sottendono al nostro archivio. Non ultimo sarà proprio tra gli allegati al manuale che dovrà trovare posto il protocollo di intesa che va obbligatoriamente sottoscritto tra l’ente aderente ed il polo di conservazione.

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4. Manuale di gestione – Aree organizzative omogenee

A richiesta torno su un punto la cui definizione costituisce la base del nostro manuale.

Innanzitutto, per il Testo Unico ogni Area Organizzativa Omogenea si riferisce ad una singola amministrazione, ovvero a un preciso soggetto giuridico.

L’AOO è quindi un nocciolo – la cui istituzione è obbligatoria – intorno a cui possono essere create strutture secondarie (le unità organizzative – UO)

Ne consegue tra l’altro che il codice identificativo dell’Area Organizzativa Omogenea deve coincidere con quello che presente nell’Indice delle pubbliche amministrazioni – IPA

Possiamo dire in qualche modo che l’AOO prende il ruolo di quello che era l’ufficio protocollo, punto di accesso e snodo dei contatti tra PA e resto del mondo

Stabilito quanto sin qui premesso emerge che, se è semplice e pacifico identificare un piccolo comune con un’ AOO la faccenda si fa molto più complessa con strutture più grandi ed articolate.

Intanto un esempio, su cui mi piacerebbe sentire la vostra opinione, qualcosa tipo “trova l’errore”

Nella Presidenza del Consiglio dei Ministri le aree organizzative omogenee sono state definite al livello degli uffici e dei dipartimenti del Segretariato Generale e dei dipartimenti affidati alla responsabilità di Ministri o posti alle dirette dipendenze di Sottosegretari  http://www.governo.it/Presidenza/archivio_pcm/allegati/manuale_gestione.pdf

Il nuovo manuale di gestione 1

Nella difficoltà di governare sistemi documentari sempre più complessi, dove l’unitarietà stessa dell’archivio e il suo legame con il soggetto produttore tendono a venir meno, centrale come non mai si impone il ruolo del manuale di gestione.

Lo richiamano esplicitamente e con forza anche le regole tecniche per il protocollo informatico, imponendo agli enti una attenta opera di revisione.

Ad iniziare da questo post, quindi, ci proponiamo di affrontare alcuni punti in merito.

L’obiettivo: vedere in cosa e come è possibile rimodernare i vecchi manuali, nell’ottica della gestione degli attuali archivi ibridi.

Regole tecniche e numero di repertorio dei fascicoli

Abbiamo visto in un post precedente che le indicazioni relative alla classificazione e al numero di repertorio generale del fascicolo informatico trovano posto nell’ IDENTIFICATIVO (così come definito dal DPCM 3 dicembre 2013, allegato 5). Ad esempio avremo:

Comune di Belprato Titolo IV Pianificazione e gestione del territorio, Classe 3. Edilizia privata, “Permesso di costruire. Rossi Mario” fascicolo 4 del repertorio generale

Abbiamo anche visto che, per la creazione e gestione delle serie all’interno di una stessa classe, si può rendere necessaria la creazione di repertori specifici. Ad esempio:

Nel repertorio dei “Permessi di costruire” avremo il fasc. “Permesso di costruire. Rossi Mario”, numerato come fascicolo 1 del repertorio “Permessi di costruire”

Questa stringa di metadati, composta dal titolo (di cui la prima parte coincide con il titolo del repertorio) e il numero che quel fascicolo occupa nel repertorio specifico, trova posto nell’ OGGETTO che – sempre per il DPCM 3 dicembre 2013 – è “il metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del documento o comunque a chiarirne la natura”.

A questo proposito, anche in Dublin Core è prevista l’analoga proprietà “Description” che può includere (ma non è limitata solo a) un riassunto analitico, un indice, un riferimento al contenuto, ecc.”. In pratica, se il rigore archivistico è importante in ambito analogico in ambiente digitale diventa imprescindibile

Conservazione del registro di protocollo – parte 2

Ritorno sul problema della conservazione del registro di protocollo, questione annosa che ho già affrontato qualche giorno fa.

Ad oggi in Italia, per quanto mi risulta, è operativo a tutti gli effetti un unico polo di conservazione: ParER, il Polo archivistico regionale dell’Emilia-Romagna.

Nel disciplinare che il ParER sottoscrive con i Comuni aderenti non esiste un “registro di protocollo”, ma si dice:

Il processo di conservazione sostitutiva si effettua sugli aggregati logici definiti, come da Specifiche, unità documentarie (UD): queste ultime sono formate da uno o più documenti considerati come un tutto unico e costituiscono le unità elementari di cui si compone l’archivio dell’ente produttore.

Seguono quindi le specifiche per ciascuna tipologia di documento conservato: deliberazioni, decreti, provvedimenti di liquidazione, ecc.

Cosa mi manca?! Non trovo in ambito informatico un documento o un atto che riassuma i requisiti a cui, come archivista, voglio che il registro di protocollo ottemperi.

Ripeto: mi sembra non si possa ridurre il registro di protocollo, uno dei cardini su cui seguita a basarsi la gestione documentale, ad un insieme di documenti.

Conservazione del registro di protocollo – parte 1

Riporto dal sito dell’Agid (aggiornato al 31 ottobre 2013):

“Come è possibile assicurare la corretta tenuta del registro del protocollo informatico?

(…) almeno annualmente deve essere prevista una procedura di conservazione del registro effettuata secondo quanto indicato dalle regole tecniche in materia. Attualmente tali regole sono indicate nella Deliberazione CNIPA n. 11/2004 e prevedono che all’insieme dei documenti da conservare sia apposta da parte del Responsabile della conservazione un riferimento temporale e la firma digitale”.

A me, anche leggendo la deliberazione CNIPA, manca qualcosa.

Non mi sembra che il registro si esaurisca nell’insieme dei documenti presenti.

Vedremo alla prossima puntata cosa ci dicono al riguardo le regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013 (solo due mesi dopo!)

[Strumenti del mestiere] Numerazione dei fascicoli 2 – fascicoli NON serie

Torno sull’argomento della numerazione dei fascicoli (di cui avevo già parlato tempo fa) riguardo al quale sono giunte varie richieste di approfondimento. Preciso ovviamente, e come sempre, che NON ho il verbo: mi farebbe molto piacere sentire altre voci, dato che le soluzioni pratiche non sono, non possono e probabilmente non devono essere univoche.

Commentate, dateci un feedback e un’opinione! Continua a leggere

[strumenti del mestiere] Elenco topografico 2

[continuiamo il nostro excursus sugli elenchi topografici: qui la prima puntata]

Una delle importanti funzioni a cui può assolvere l’elenco topografico è quella di natura più prettamente logistico/organizzativa.

Se nel compilare i diversi campi descrittivi che abbiamo previsto (vedi il post precedente) non dimentichiamo di segnalare la presenza di ripiani vuoti sapremo, alla fine del nostro intervento, quanti metri di scaffalature possiamo utilizzare per spostamenti da altre sedi o futuri accrescimenti e, dato non da poco, DOVE.

Le soprintendenze seguitano a richiedere – in lotta contro i tempi moderni, paradiso degli outsourcers – che la documentazione segua a scaffale lo stesso ordine dato in inventario. Per farlo è importante sapere quanto spazio si ha al termine di ogni serie.

[Strumenti del mestiere] Elenco topografico 1

Innanzitutto, a cosa serve/di cosa è composto un elenco topografico?

  • A dirci di quali pezzi è composto il nostro archivio, quindi dalla denominazione presente sui pezzi o attribuita.
  • A trovare i pezzi, quindi precise informazioni sulla collocazione: stanza, colonna, ripiano.
  • A darci una prima indicazione delle serie/sezioni che compongono il nostro archivio, quindi un campo destinato alla classificazione, quando presente, o ad una nota descrittiva (es. Deliberazioni del Consiglio).
  • A darci un dato di consistenza in vista dei successivi interventi – quali spostamenti, riordini, descrizioni – quindi numero dei pezzi quali buste, registri, mazzi, filze, metri lineari di carte sciolte.
  • A dirci le possibili destinazioni da dare alle sezioni individuate – scarto, archivio storico, deposito, ricongiungimento ad altri fondi – quindi, anche, estremi cronologici.

Non dimentichiamoci inoltre che fare un elenco topografico consente di consegnare in tempi rapidi al committente un prodotto che, seppur rozzo, è già in grado di supportare le prime necessità di reperimento della documentazione e garantisce a noi archivisti di elaborare con maggior precisione tempi e costi dei futuri interventi: non è poco.

[Strumenti del mestiere] Segnatura archivistica: di cosa è fatta?

Dal Glossario proposto dalla Direzione generale per gli archivi traiamo queste due definizioni:

 Collocazione: posizione fisica di un’unità archivistica nell’unità di condizionamento e nei depositi, espressa dalla segnatura archivistica.

Segnatura archivistica: classificazione e numerazione che contraddistingue ciascuna unità archivistica.

Sembra si voglia caricare questa povera segnatura di troppe responsabilità, con il risultato di ritrovarci spesso con ingestibili stringhe di numeri e lettere.

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